Forgotten Password

Tips voor leidinggeven op afstand online
Geen categorie

Het was al een trend dat steeds meer mensen niet iedere dag op kantoor werken, maar bijvoorbeeld thuis of mobiel. Door de corona-uitbraak werken er nu zoveel mogelijk mensen thuis.

Je wilt graag met jouw medewerkers overleggen over lopende projecten en informeel met ze kletsen om een band met ze op te bouwen, maar hoe doe je dat op afstand? Met deze tips voor virtueel leidinggeven komt het allemaal goed.

#1. Zet de juiste middelen in om virtueel kennis te delen

Allereerst een positief punt: technologie maakt het makkelijker dan ooit om op afstand te werken. Bedrijven die hun bestanden in de cloud hebben staan, kunnen bij die documenten.

Er zijn heel veel systemen om virtueel contact te houden of informatie te delen: telefoon, e-mail, chat, app, videobellen. Niet elk middel leent zich voor alles, dus ken de voor- en nadelen van elk systeem en zet het doelgericht in.

Het is volgens Gonny Vink, auteur van het boek Leidinggeven op afstand, belangrijk om in de gaten te houden of je boodschap goed overkomt. Vraag of mensen begrijpen wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. De vragen die je stelt zullen vaker over het proces dan over de inhoud gaan. Op die manier weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan en er geen miscommunicatie ontstaat.’ Op afstand is dat immers een stuk lastiger op te lossen dan wanneer je naast elkaar zit.

Extra tip: om te zien of iemand bezig is, kun je de agenda’s openzetten. Door die goed bij te houden, voorkom je telefoontjes of berichten op ongewenste momenten.

Bij alle tips is het vooral belangrijk om als leider het goede voorbeeld te geven, zegt Vink. ‘Communiceer zelf duidelijk, zorg dat je agenda openstaat. Op die manier nemen medewerkers, zeker in onzekere tijden, jouw gedrag over.’ Bij Comaen werken we met Onedrive en Teams van Microsoft.

#2. Faciliteer een goede thuiswerkplek en heb begrip

Een huilende baby thuis? Blaffende hond? Partner die door het beeld loopt? Allemaal goed om te weten, heb begrip voor elkaars situatie. Inventariseer eventuele obstakels waardoor mensen minder goed hun werk kunnen doen. Help met het inrichten van een werkplek, maak hier indien nodig budget voor vrij. Zo kan bijvoorbeeld een WiFi versterker een uitkomst zijn als het washok op zolder is omgebouwd tot kantoorplek.

#3. Denk aan het koffieautomaat-momentje

De olie in de samenwerking is hoe goed mensen elkaar persoonlijk kennen. Bij een team dat dagelijks bij elkaar op kantoor is, groeit die kennis over elkaar vanzelf, met name door het informele contact bij de koffieautomaat, lunchtafel of vrijdagmiddagborrel.

Bij een samenwerking op afstand moet je bewust sociaal contact initiëren. Vergeet naast het zakelijke aspect van een meeting ook niet te vragen hoe het met iedereen gaat. Dat is niet alleen goed voor de binding maar geeft mensen het gevoel dat ze gezien worden. Of organiseer een borrel met het team aan het einde van de week. Wij hebben dit onlangs met Comaen gedaan op vrijdagmiddag met een Kahootquiz.

#4 Zorg voor structuur

Belangrijk is het standaardiseren van communicatie (bijvoorbeeld wat delen we in meetings, hoe gaan we om met conflicten) en het standaardiseren van documentatieprocessen (bijvoorbeeld benoemen van documenten), met de mogelijkheid deze steeds aan te passen. Zorg dat de notities van meetings terug te vinden zijn op een plek waar iedereen toegang heeft tot documenten. En last but not least maak vooruitgang expliciet door dashboards waar iedereen virtueel toegang toe heeft.

Bij Comaen starten we iedere werkdag met een virtuele kick-off. Op maandag is de kick-off uitgebreider omdat alle teams elkaar dan informeren wat hun resultaten zijn van de voorgaande week en waar ze deze week aan gaan werken. De dagen erop monitoren we de doelstellingen, geven we elkaar advies en delen we successen. Ook presenteren we nieuwe recruitment tools of andere handigheden en ontwikkelingen aan elkaar.

#5 Wees eerst méér leider – om het vervolgens los te laten

Ben je meer of minder leider wanneer je een team vanuit huis aanstuurt? Voorop staat dat je alle teamleden bij elkaar moet proberen te houden, óók degenen waar je normaliter geen omkijken naar hebt. Niets is immers vervelender dan niet weten wat iemand aan het doen is, erop vertrouwen dat het wel goed komt, en na drie dagen erachter komen dat iemand iets verkeerd heeft uitgevoerd.

In die zin is het goed om aan het begin meer de touwtjes in de handen te nemen. Zet duidelijke lijnen uit over verwachtingen, om vervolgens mensen los te laten. Bij Comaen werken we met heldere doelstellingen en maakt het registreren van contacten met kandidaten en opdrachtgevers in ons ATS systeem van Bullhorn het makkelijk om deze doelstellingen te monitoren.

#6 Hou de drempel laag voor vragen

Hoewel thuiswerken soms het imago heeft van ‘veel gedaan krijgen zonder dat collega’s je storen’, is dat hier niet helemaal het geval. Als leidinggevende moet je bereikbaar zijn voor eventuele vragen. De spreekwoordelijke drempel daarvoor is voor veel medewerkers een stuk hoger dan even langslopen. Doordat je niet kan zien of iemand druk is, zullen medewerkers minder snel geneigd zijn om even te bellen voor een simpele vraag.

Vink: ‘Het is belangrijk duidelijk te communiceren over deze situatie. Wil je dat medewerkers hun vragen opsparen en aan het eind van de dag even bellen? Of heb je liever dat ze een mailtje sturen? Maak daarover afspraken met elkaar.’ Wil je echt even niet gestoord worden? Communiceer dat dan ook of zet het in je agenda, mét de boodschap wanneer je wel weer bereikbaar bent.

Hoe ervaren wij leidinggeven op afstand?

Jacob, Manager Operations: ‘Sinds 1 maart ben ik werkzaam bij Comaen. Altijd spannend een nieuwe start, maar ik kwam in een warm bad terecht. De eerste twee weken heb ik gelukkig nog op ons kantoor gewerkt, waardoor ik iedereen al een beetje heb leren kennen. Niet alleen tijdens werkoverleggen, maar ook tijdens de lunch en de wekelijkse borrel. Het op afstand leidinggeven was niet nieuw voor mij, maar wel met een nieuwe groep collega’s in een voor mij nieuwe omgeving. Ik ben trots op het team: iedereen heeft het op afstand werken snel opgepakt en er ontstaat een iets andere manier van (samen)werken, er komen creatieve ideeën naar boven en er ontstaan initiatieven die op de “oude” manier misschien veel minder snel waren gekomen. Natuurlijk verlangt iedereen ook wel weer om elkaar op ons mooie kantoor in Haarlem te zien en daar samen aan successen te werken, maar gelukkig zoeken we elkaar nu veel op via bijvoorbeeld Microsoft Teams en vieren we de successen op afstand!’

Heb je nog vragen of wil je sparren over leidinggeven op afstand? Neem contact op met onze Manager Operations Jacob Schut.

👉 Jacob Schut
+31 6 15 26 18 21
📩 jacob.schut@comaen.nl
💻 www.comaen.nl

Vond je deze blog interessant? Meld je aan en mis niets meer!

Bronnen: https://www.managementboek.nl/boek/9789461263353/leidinggeven-op-afstand-gonny-vink
https://www.sn.nl/inspiratie/leiderschap-en-management/leidinggeven-op-afstand-5-tips/
https://www.mt.nl/management/zo-geef-je-leiding-op-afstand/584914